Có nên thuê thiết bị Team Building hay thuê đơn vị tổ chức trọn gói?
Team Building là một trong những hoạt động được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tạo sự gắn kết giữa các thành viên, tăng khả năng phối hợp và xây dựng tinh thần tập thể. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình Team Building hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần địa điểm và một vài trò chơi mà còn phải chuẩn bị kịch bản, nhân sự điều phối, thiết bị, đạo cụ, âm thanh và nhiều hạng mục liên quan.
Từ đó, doanh nghiệp thường có hai phương án: tự xây dựng chương trình và thuê thiết bị Team Building, hoặc thuê một đơn vị chuyên nghiệp tổ chức Team Building trọn gói.
Tự thuê thiết bị có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn và tiết kiệm một phần chi phí. Trong khi đó, thuê trọn gói mang lại sự thuận tiện, giảm áp lực chuẩn bị và hạn chế những rủi ro trong quá trình tổ chức. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp? Hãy cùng phân tích từng phương án trước khi đưa ra quyết định.
Tự thuê thiết bị Team Building có những lợi ích gì?
Tự thuê thiết bị và tự tổ chức không phải là phương án chỉ dành cho những doanh nghiệp muốn tiết kiệm. Trong một số trường hợp, đây thực sự là lựa chọn hợp lý nếu doanh nghiệp có đủ nhân sự, kinh nghiệm và thời gian chuẩn bị.
Chủ động xây dựng nội dung chương trình
Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc tự tổ chức là doanh nghiệp có thể toàn quyền kiểm soát nội dung Team Building.
Thay vì sử dụng một kịch bản được thiết kế sẵn, doanh nghiệp có thể tự lựa chọn trò chơi dựa trên đặc điểm của nhân viên và mục tiêu của chương trình. Chẳng hạn, nếu muốn tăng khả năng phối hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các trò chơi yêu cầu nhiều thành viên cùng thực hiện một nhiệm vụ. Nếu muốn tạo không khí vui vẻ, có thể ưu tiên các trò chơi vận động, tương tác và mang tính giải trí cao.
Doanh nghiệp cũng có thể lồng ghép thông điệp, khẩu hiệu hoặc những giá trị văn hóa nội bộ vào từng trò chơi. Điều này giúp chương trình mang màu sắc riêng thay vì đơn thuần là một buổi vui chơi tập thể.
Có khả năng tiết kiệm chi phí
Đây là lý do rất thực tế khiến nhiều doanh nghiệp cân nhắc thuê thiết bị riêng.
Nếu doanh nghiệp đã có người phụ trách, có sẵn kịch bản và chỉ thiếu đạo cụ, việc thuê từng nhóm thiết bị cần thiết có thể giúp giảm chi phí. Doanh nghiệp không phải trả thêm cho những hạng mục mà mình có thể tự thực hiện.
Ví dụ, một công ty đã có nhân sự nội bộ có khả năng làm MC, chia đội, quản trò và điều phối chương trình thì có thể chỉ cần thuê các dụng cụ như cờ đội, bóng, dây kéo co, bao bố, vòng, phao hoặc bộ đạo cụ cho từng trò chơi.
Tuy nhiên, để đánh giá chính xác mức tiết kiệm, doanh nghiệp vẫn cần tính cả chi phí vận chuyển, setup, nhân sự và thời gian chuẩn bị, thay vì chỉ nhìn vào giá thuê thiết bị.
Linh hoạt về quy mô và cách tổ chức
Tự thuê thiết bị cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chương trình theo nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp có thể chỉ tổ chức một vài trò chơi trong khoảng 1–2 giờ thay vì xây dựng một chương trình kéo dài. Nếu số lượng người tham gia thay đổi, doanh nghiệp cũng có thể chủ động điều chỉnh cách chia đội hoặc bổ sung một số thiết bị cần thiết.
Đối với các chương trình nội bộ quy mô nhỏ, việc này có thể khá thuận tiện.
Phù hợp với doanh nghiệp đã có kinh nghiệm
Nếu công ty đã từng tổ chức Team Building nhiều lần và có một đội ngũ phụ trách sự kiện riêng, tự thuê thiết bị là phương án hoàn toàn có thể thực hiện.
Nhân sự nội bộ thường đã hiểu đặc điểm của người tham gia, biết cách vận hành chương trình và có kinh nghiệm xử lý những vấn đề cơ bản. Trong trường hợp này, việc thuê thêm một đơn vị tổ chức trọn gói đôi khi không thực sự cần thiết.
Những hạn chế khi doanh nghiệp tự thuê thiết bị và tổ chức
Bên cạnh những lợi ích kể trên, doanh nghiệp cũng cần nhìn nhận một cách thực tế rằng thuê thiết bị chỉ giải quyết một phần nhu cầu của chương trình Team Building.
Phải tự tìm kiếm và lựa chọn thiết bị
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định mình sẽ tổ chức những trò chơi nào, mỗi trò chơi cần những dụng cụ gì và số lượng bao nhiêu.
Nếu không có kinh nghiệm, rất dễ xảy ra tình trạng thuê thiếu thiết bị, thuê sai chủng loại hoặc thuê quá nhiều dụng cụ nhưng không sử dụng hết. Đặc biệt với những chương trình có nhiều đội, việc tính toán số lượng đạo cụ cho từng trò chơi cần được chuẩn bị khá kỹ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chất lượng thiết bị trước khi nhận. Những dụng cụ phục vụ trò chơi vận động phải đảm bảo chắc chắn, an toàn và phù hợp với số lượng người tham gia.
Phải tự xây dựng kịch bản và luật chơi
Một chương trình Team Building không thể chỉ đơn giản là tập hợp một số trò chơi.
Các trò chơi cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, có thời gian cụ thể, cách tính điểm và phần thưởng rõ ràng. Nếu kịch bản không tốt, chương trình có thể bị kéo dài, thiếu cao trào hoặc khiến người tham gia cảm thấy nhàm chán.
Đây là phần đòi hỏi khá nhiều thời gian nếu người phụ trách chưa có kinh nghiệm.
Cần nhân sự điều phối trong suốt chương trình
Doanh nghiệp tự tổ chức cũng phải bố trí người phụ trách từng công việc: MC, quản trò, chia đội, ghi điểm, chuẩn bị đạo cụ, chụp ảnh, quay video và xử lý các vấn đề phát sinh.
Điều này có thể tạo ra một nghịch lý: những người đáng lẽ được tham gia Team Building lại phải đứng phía sau để vận hành chương trình.
Nếu chương trình có vài chục người, vấn đề có thể chưa quá lớn. Nhưng với chương trình hàng trăm người, việc điều phối sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
Phải tự lo vận chuyển, setup và thu dọn
Đây là một phần thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp tính toán ngân sách.
Thiết bị cần được vận chuyển đến địa điểm tổ chức, kiểm tra, sắp xếp và bố trí đúng vị trí trước khi chương trình bắt đầu. Sau khi kết thúc, toàn bộ dụng cụ cũng phải được thu gom, kiểm đếm và vận chuyển trả lại.
Nếu địa điểm tổ chức là bãi biển, resort hoặc một khu vực cách xa trung tâm, khối lượng công việc này càng lớn.
Khó xử lý các tình huống phát sinh
Team Building ngoài trời phụ thuộc khá nhiều vào điều kiện thực tế. Thời tiết thay đổi, mặt bằng không đúng như dự kiến, số lượng người tham gia thay đổi hoặc một trò chơi không phù hợp với thực tế đều có thể xảy ra.
Một đơn vị chuyên tổ chức thường có phương án dự phòng cho những trường hợp này. Trong khi đó, doanh nghiệp tự tổ chức có thể mất nhiều thời gian để xử lý nếu chưa từng gặp tình huống tương tự.
Thuê Team Building trọn gói có lợi thế gì?
Nếu doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách hoặc muốn giảm khối lượng công việc chuẩn bị, thuê đơn vị tổ chức Team Building trọn gói sẽ là phương án đáng cân nhắc.
Không chỉ thuê thiết bị mà thuê cả giải pháp
Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai phương án nằm ở đây.
Khi thuê thiết bị, doanh nghiệp nhận được dụng cụ để tổ chức trò chơi. Khi thuê trọn gói, doanh nghiệp nhận được một giải pháp tổ chức hoàn chỉnh.
Đơn vị tổ chức có thể đảm nhận từ việc lên ý tưởng, xây dựng chủ đề, thiết kế kịch bản, lựa chọn trò chơi đến chuẩn bị đạo cụ và điều phối chương trình.
Điều này giúp doanh nghiệp không phải tự kết nối và quản lý quá nhiều hạng mục cùng lúc.
Có đội ngũ MC và hoạt náo viên chuyên nghiệp
Không khí của Team Building phụ thuộc rất lớn vào người dẫn chương trình và đội ngũ hoạt náo.
MC cần biết cách tạo không khí, hướng dẫn luật chơi dễ hiểu, kết nối các đội và duy trì năng lượng của chương trình. Hoạt náo viên và điều phối viên hỗ trợ quản lý người chơi, chuẩn bị đạo cụ, theo dõi tiến độ và xử lý các tình huống phát sinh.
Đây là những yếu tố rất khó có thể thay thế chỉ bằng việc thuê thiết bị.
Thiết bị được lựa chọn theo kịch bản
Khi xây dựng chương trình, đơn vị tổ chức có thể tính toán trước mỗi trò chơi cần những thiết bị gì và số lượng bao nhiêu.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không phải tự nghiên cứu từng loại đạo cụ. Các thiết bị cũng được chuẩn bị đồng bộ với kịch bản và số lượng người tham gia.
Giảm áp lực cho nhân sự nội bộ
Đây có thể là lợi ích đáng kể nhất.
Thay vì dành nhiều ngày để chuẩn bị, nhân sự doanh nghiệp chỉ cần phối hợp với đơn vị tổ chức về số lượng người, địa điểm, thời gian, mục tiêu và yêu cầu của chương trình.
Đến ngày diễn ra, nhân viên có thể thực sự tham gia Team Building thay vì phải liên tục kiểm tra thiết bị, gọi người tập trung hoặc xử lý những vấn đề phía sau sân khấu.
Nên tự thuê thiết bị hay thuê Team Building trọn gói?
Sau khi xem xét cả hai phương án, có thể thấy không có lựa chọn nào đúng cho tất cả doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên tự thuê thiết bị nếu chương trình có quy mô nhỏ, số lượng trò chơi không nhiều, ngân sách cần được tối ưu và đặc biệt là đã có người phụ trách có kinh nghiệm. Nếu doanh nghiệp có sẵn kịch bản và nhân sự điều phối, thuê riêng thiết bị có thể là phương án tiết kiệm và chủ động.
Ngược lại, thuê Team Building trọn gói sẽ phù hợp hơn với những chương trình có quy mô lớn, nhiều hoạt động hoặc được tổ chức tại bãi biển, resort và các địa điểm ngoài trời.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách sự kiện, việc thuê trọn gói có thể giúp giảm đáng kể thời gian và công sức chuẩn bị.
Một yếu tố khác cũng cần cân nhắc là chương trình có kết hợp với Gala Dinner, Company Trip, Year End Party hoặc các hoạt động doanh nghiệp khác hay không. Nếu có, thuê một đơn vị có khả năng triển khai nhiều hạng mục sẽ giúp việc phối hợp thuận tiện hơn.
Quan trọng nhất, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá thuê thiết bị với giá tổ chức trọn gói. Hãy tính cả thời gian nhân sự, chi phí vận chuyển, setup, nhân sự điều phối, rủi ro và công sức quản lý. Khi nhìn vào tổng thể, doanh nghiệp sẽ dễ xác định phương án nào thực sự phù hợp với mình.
VITRACO – Đơn vị tổ chức Team Building trọn gói tại Đà Nẵng
VITRACO cung cấp dịch vụ tổ chức Team Building trọn gói tại Đà Nẵng, theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, từ cho thuê thiết bị, đạo cụ Team Building đến tổ chức chương trình trọn gói.
Nếu doanh nghiệp đã có kịch bản và đội ngũ phụ trách, VITRACO có thể tư vấn các thiết bị cần thiết dựa trên số lượng người, số đội và trò chơi dự kiến. Đây là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp muốn tự kiểm soát chương trình nhưng cần một đơn vị hỗ trợ về đạo cụ.
Với những doanh nghiệp muốn giảm áp lực chuẩn bị, VITRACO có thể triển khai Team Building trọn gói, bao gồm tư vấn ý tưởng, xây dựng kịch bản, chuẩn bị thiết bị, MC, hoạt náo viên, điều phối, setup và vận hành chương trình.
Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp Team Building với Gala Dinner, Company Trip, Tour du lịch hoặc các hoạt động sự kiện để xây dựng một chương trình gắn kết hoàn chỉnh.
Tóm lại, tự thuê thiết bị Team Building có thể là lựa chọn tốt nếu doanh nghiệp có đủ nhân sự, kinh nghiệm và muốn chủ động tối ưu ngân sách. Tuy nhiên, nếu chương trình có quy mô lớn hoặc doanh nghiệp muốn nhân viên tập trung tận hưởng hoạt động thay vì phải lo khâu tổ chức, thuê một đơn vị Team Building chuyên nghiệp trọn gói sẽ là phương án đáng cân nhắc.
